Vivartia Case Study

Στις θυγατρικές εταιρείες του Ομίλου Vivartia υπήρχε έντονη η ανάγκη μιας κοινής πλατφόρμας αξιολόγησης για όλους τους εργαζομένους, καθώς και της εγκαθίδρυσης εργαλείων, βάσει των οποίων το προσωπικό θα αξιολογούνταν δίκαια και αξιοκρατικά.

Εμπόδια υπήρχαν πολλά. Οι επιπτώσεις της οικονομικής κρίσης, όπως ο έντονος φόρτος εργασίας, η τάση για μείωση του κόστους εργασίας (άρα και οι μειωμένες πιθανότητες απόδοσης bonus και αυξήσεων), η εργασιακή ανασφάλεια, καθώς και η δυσκολία των εργαζομένων στην επίτευξη των στόχων τους, καθιστούσαν ακόμα πιο δύσκολη την εγκαθίδρυση και αποδοχή ενός Συστήματος Διαχείρισης της Απόδοσης. Επίσης, η διαφορετικότητα των εταιρειών (ως προς την κουλτούρα, αντικείμενο εργασίας, ωριμότητα στη χρήση συστημάτων αξιολόγησης κ.α.) εμπόδιζε τη χρήση μιας κοινής «γλώσσας» για θέματα που αφορούσαν την απόδοση, αξιοποίηση και ανάπτυξη των ανθρώπων.

Από την άλλη πλευρά, η Διοίκηση των εταιρειών του Ομίλου συνειδητοποίησε ως επιτακτική ανάγκη τη διαφοροποίηση και διάκριση του προσωπικού με βάση την απόδοσή του και έτσι στάθηκε από την αρχή πολύτιμος αρωγός στην όλη προσπάθεια.

Ταυτόχρονα, σημαντικό ρόλο στην επιτυχία στάθηκε το κοινό αίσθημα ότι ένα τέτοιο κοινό και αντικειμενικό σύστημα έλειπε από τον οργανισμό και ήταν αναγκαίο για λόγους διαφάνειας και δικαιοσύνης.

ΚΑΘΟΡΙΣΜΟΣ ΔΕΞΙΟΤΗΤΩΝ ΚΑΙ ΕΝΤΥΠΩΝ ΑΞΙΟΛΟΓΗΣΗΣ

Οι εργαζόμενοι όλων των εταιρειών θα αξιολογούνταν μέσω ενός ενιαίου συστήματος διαχείρισης της απόδοσης, εστιάζοντας όχι μόνο στο «Τι» πέτυχε το άτομο κατά τη διάρκεια της χρονιάς (ποσοτικοί και ποιοτικοί ατομικοί στόχοι), αλλά και στο «Πως» πέτυχε αυτά τα αποτελέσματα (δεξιότητες).

Έτσι λοιπόν, αφού ολοκληρώθηκε από την Εταιρία η λογική και ο σκελετός τους Συστήματος Στοχοθέτησης και Αξιολόγησης, έπρεπε σαν επόμενο πρωταρχικό βήμα να προσδιορίσουμε τις κοινές δεξιότητες για όλες τις εταιρείες του Ομίλου. Σε συνεργασία με τη Διοίκηση καθορίσθηκαν 9 κοινές δεξιότητες, σε τρεις βασικούς πυλώνες (Thinking, Acting & Leading),  που αντιπροσώπευαν όλες τις εταιρείες του Ομίλου. Η κάθε δεξιότητα περιγράφηκε με ενδεικτικές συμπεριφορές, για τέσσερις ομάδες ανθρώπων, τη διοικητική ομάδα, τα άτομα με ευθύνη διοίκησης ομάδας και τα άτομα χωρίς ευθύνη διοίκησης ομάδας, και για το εργατικό προσωπικό.

Για τη σωστή εφαρμογή του ενιαίου συστήματος διαμορφώθηκαν οι σχετικές διαδικασίες και τα εγχειρίδια και δημιουργήθηκαν οι φόρμες αξιολόγησης, ανάλογα με την επαγγελματική θέση.  

ΕΚΠΑΙΔΕΥΣΗ ΣΤΗΝ ΕΦΑΡΜΟΓΗ ΤΟΥ ΝΕΟΥ ΣΥΣΤΗΜΑΤΟΣ

Σε κάθε εισαγωγή ενός νέου συστήματος σε έναν οργανισμό, η εμπειρία μας έχει δείξει ότι το στοίχημα για την εφαρμογή του δεν αφορά τόσο την πληρότητα και αρτιότητα του συστήματος, όσο τον τρόπο χρήσης και υιοθέτησης από τους ανθρώπους του οργανισμού. Για το λόγο αυτό, στην συγκεκριμένη περίπτωση οργανώθηκε ένα εκτενές πρόγραμμα εκπαίδευσης για όλους τους αξιολογητές. Η εκπαίδευση είχε ως σκοπό όχι μόνο την εξοικείωση με τα έντυπα του συστήματος, αλλά κυρίως να κατανοήσουν την λογική του Performance Management και τις προϋποθέσεις ώστε αυτό να προσθέσει πραγματική αξία στους ανθρώπους του οργανισμού. Επίσης, τους δόθηκε η ευκαιρία να συμμετέχουν σε ασκήσεις και αναπαραστάσεις ρόλων ως προς τη συνάντηση αξιολόγησης, που θα τους βοηθούσαν στην καλύτερη εφαρμογή του ρόλου τους και να εκφράσουν τις επιφυλάξεις και τις αντιρρήσεις τους.

Μέρος του προγράμματος εκπαίδευσης αποτέλεσαν και οι Αξιολογούμενοι, καθώς πολλοί θα συμμετείχαν για πρώτη φορά με αυτόν τον ρόλο. Συμπληρωματικά λοιπόν πραγματοποιήθηκαν τρίωρες ενημερώσεις όλων των αξιολογουμένων από εσωτερικούς εκπαιδευτές της Διεύθυνσης Ανθρώπινου Δυναμικού, οι οποίοι παρείχαν συστηματική καθοδήγηση και ενημέρωση για το σύστημα και μετά το πέρας των εκπαιδεύσεων.

ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ 360ο FEEDBACK

Μια επιπλέον συμπληρωματική πρόκληση στο νέο σύστημα ήταν και η δημιουργία της διαδικασίας 360ο feedback, με αποκλειστικό σκοπό την παροχή πληροφόρησης για την ανάπτυξη των συμμετεχόντων. Σύμφωνα με αυτό οι Διευθυντές των εταιρειών αξιολογούνταν από συνεργάτες/αξιολογητές, με βάση τις καθορισμένες δεξιότητες. Οι συνεργάτες του αξιολογούμενου είχαν τη δυνατότητα να εκφράσουν ανώνυμα τη γνώμη τους και να συμμετάσχουν κατά κάποιο τρόπο στην ανάπτυξη των προϊσταμένων της εταιρείας. Για λόγους εμπιστευτικότητας, ως εξωτερικοί συνεργάτες συγκεντρώσαμε και επεξεργαστήκαμε τα συμπληρωμένα έντυπα και παρήγαμε αφ’ ενός τα ατομικά reports, και αφ’ εταίρου εξάγαμε συμπεράσματα συγκεντρωτικά για τον οργανισμό. Με την πάροδο των ετών, τα συμπεράσματα αυτά δείχνουν και τη συνολική εξέλιξη του οργανισμού στις συγκεκριμένες δεξιότητες.

α) Θεσπίστηκαν συγκεκριμένοι και μετρήσιμοι στόχοι για όλες τις εταιρείες του Ομίλου

β) Για 2η χρονιά, το προσωπικό όλων των εταιρειών αξιολογείται βάσει ενός ενιαίου Συστήματος Διαχείρισης της Απόδοσης (κοινή κλίμακα αξιολόγησης,  κοινές δεξιότητες)

γ) Μέσω της διαδικασίας 360ο feedback ενισχύθηκε η ειλικρίνεια και η επίγνωση των στελεχών για τον τρόπο λειτουργίας τους, καθώς επίσης έγινε πιο εστιασμένη η προσπάθεια ανάπτυξης τους

δ) Οι εκπαιδεύσεις βοήθησαν τους εργαζομένους να διατυπώσουν ιδέες και προβληματισμούς για την καλύτερη εφαρμογή του συστήματος στον όμιλο Vivartia

ε) παρά το γεγονός ότι δεν συνδέθηκε προς το παρόν με απόδοση bonus, το σύστημα αποτέλεσε τη βάση για προαγωγές και μετακινήσεις εντός του Ομίλου, ενισχύοντας έτσι τη βαρύτητά του

Η Dynargie είναι μια δυναμική συμβουλευτική εταιρεία σε θέματα management και εκπαίδευσης, εξειδικευμένη στην άσκηση επιρροής και στη διαχείριση της θετικής αλλαγής τόσο στα άτομα όσο και στους οργανισμούς. Ιδρύθηκε στην Ελβετία το 1982 και δραστηριοποιείται σε πάνω από 10 χώρες σε 11 διαφορετικές γλώσσες και διαφορετικές κουλτούρες. Μέσα από τις μοναδικές της μεθόδους εκπαίδευσης και συμβουλευτικής, οι οποίες παρέχονται από μία διεπιστημονική ομάδα συμβούλων, βοηθά στο μετασχηματισμό της διαφορετικότητας σε αρμονία, και κάνει τους ανθρώπους και τους οργανισμούς πιο παραγωγικούς.